Voici détaillée ici la procédure pour vérifier la B.A.S.E et aboutir au fichier défintif permettant d’éditer le Reçus fiscal.
Nous vous rappellons de ne pas commander encore de souches auprès de la commission (nous sommes en contact avec la commission)

Afin d’être les plus efficaces possibles, nous vous recommandons de respecter au mieux l’ordre de cette procédure.

Le support est à votre disposition pour détailler si besoin certaines procédures.
Nous vous rappelons notamment que se tiennent chaque semaine 2 « open-space » en conférence téléphonique, qui permettront de traiter ces différents points dans le détail.

Pour mémoire, l’édition des reçus fiscaux relatifs aux Cartes Bleues est du ressort du national, les paiement étant adressés à l’association de financement nationale.

 

Rétro planning

– date limite pour demander des remboursements CB : 30 janvier
– date limite pour l’affectation des mandat-s d’élu-es et de cotisation : 30 janvier
– date limite pour vérification et production du fichier définitif servant à l’édition des reçus fiscaux : 15 février

1 Affectation des mandats d’élu-es et cotisations d’élu-es

Les nouvelles dispositions législatives obligent depuis cette année à ce que le parti (au niveau national) puisse fournir un fichier des cotisant-es au mouvement, rejoignant les obligations des associations de financement régionales

Ce fichier doit comprendre l’ensemble des cotisations par mandat d’élu-e. En particulier, on veillera à ce que les paiements de cotisations des élu-es effectuant plusieurs mandats simultannés comportent bien une affectation par mandat.
Précision : l’attribution des cotisations d’élu-es doit aussi etre faite pour celles et ceux qui ne disposent que d’un mandat

Voici les 2 étapes nécessaires pour y procéder :

A. S’assurer que les mandats externes des élue-s sont saisis
Vous trouverez ici la liste des titres disponiblles : https://projetbase.eelv.fr/les-titres-de-mandat/

B. Affectation des cotisations d’élu-es (tutoriel)
https://projetbase.eelv.fr/affectation-des-cotisations-delu-es/

2 Audit de qualité de vos données

Pour contôler que vos données sont correctes, vous trouverez une série de vérifications dans l’onglet « Outil > Audit qualité » ( https://base.eelv.fr/tools/checkup )
Vous pouvez lancer ces vérifications une par une ou toutes ensemble (ce qui est plus long) : il vous suffit de choisir la période sur laquelle s’applique le contrôle (dates de début et fin en haut de page), et de cocher/ décocher pour chacun des tests.
Nous attirons votre attention sur l’importance de corriger tous les éléments remontés par ces contrôles pour vous assurer de la qualité de vos données.

MANDATS ARRIVANT À EXPIRATION

Ce sont les mandats qui expirent sous peu.

Vérifiez que la date de fin est juste et qu’aucune erreur de saisie ne s’est glissée.

MANDATS SUPERPOSÉS

Ce sont les mandats qui se superposent à un autre.

Vous avez pu par erreur saisir 2 mandats quasi-identiques pour la même personne, notamment si vous avez utilisé beaucoup de traitements pas lot, ou lors d’une mise à jour de fiche trop rapide. L’outil vous permet de les détecter.
Selon les cas, supprimez juste l’un des deux, et modifiez l’autre au besoin.

Exemple : une fiche utilisateur a 2 mandats régionaux de la meme région :
– mandat avec rôle de membre sur la Région Corse du 6 janvier au 31 décembre 2016
– le même mandat avec rôle de membre du 1ier janvier au 31 décembre 2016
Il vous revient d’en supprimer l’un des deux.

PAIEMENTS EN COURS

Il s’agit des paiements avec des affectations (dons, adhésions, cotisations) en attente.
Il est normal que l’affectation d’un paiement nouveau ne soit pas validé, mais dès que une ou plusieurs transactions sont validées, l’affectation doit être validée.
Ce contrôle vous permet d’avoir d’un seul coup d’oeil toutes les affectations en attente sous vos yeux, pour vérifier qu’il s’agit bien d’affectations en attente et non d’oublis.

Exemple : sur un paiement en prélèvements, un des prelevements n’a pas été validé et cela provoque une incohérence
Il vous revient de corriger chaque transaction pour la passer au statut nécessaire.

PAIEMENTS INCOHÉRENTS

Affiche les paiements dont le montant des transactions différent du montant affecté.

Un paiement doit être équilibré : le montant total des transactions doit être égal au montant du produit affecté.
Cette vérification affiche les paiements déséquilibrés afin de vous permettre de les corriger.

PAIEMENTS PERMANENTS

Affiche les paiements dont le montant de la dernière transaction diffère des autres.
La vérification proposée ici vous permet d’observer tous les paiements permanents dont le montant de la dernière transaction diffère des précédentes.
En effet, lors de la reconduction des paiements permanents ( https://projetbase.eelv.fr/reconduire-des-paiements-recurrents/ ), les nouveaux paiements se basent sur le montant de la dernière transaction du paiement reconduit.

Exemple : vous constatez que pour l’un des paiements en prélèvement, un adhérent vous a demandé de payer plus au dernier prélèvement à titre exceptionnel. Dans ce cas éditez ce paiement, décochez la case « permanent » pour qu’il ne soit pas reconduit automatiquement cette année.
Vous devrez alors créer le nouveau paiement (pour l’année suivante) à la main, et le cocher « permanent » le cas échéant.

ADRESSES INCOMPLÈTES

Ce sont les fiches sur lesquelles pour les adresses principales, il manque rue, code postal, ville, pays…

Attention : pour certaines fiches vous pouvez constater que l’ensemble des champs adresses sont bien remplies, il vous vérifier alors à ce moment là le tag « principal » sur l’adresse, si celui-ci n’apparait pas, vous devez l’intégrer en éditant la fiche car sans tag « principal », l’adresse ne sortira pas à l’export.

3 NOUVEAUTE 2015 : ajout du numéro de relevé bancaire

Relevé bancaire et date d’état « payé »

Pour une transaction, la date de l’état « payé » est la date d’encaissement par la banque, qui apparait sur le relevé bancaire du mois.

Normalement, vous avez mis à jour vos transactions au cours de l’année, à chaque fois que vous receviez un relevé de votre banque.
Cependant, pour cette première année d’utilisation de la BASE, nous avons constaté que certains admins ont intégré la date de remise comme date d’état « payé », ce qui peut vous induire en erreur lors du pointage comptable.

Pour corriger rapidement plusieurs transactions :

• Rendez-vous dans « Paiements > Trouver des transactions ».
• Effectuez une recherche sur les transactions à l’état « Payé » sur la période concernée par votre relevé bancaire.
• Dans le résultat, cochez les transactions pour lesquelles vous souhaitez ajouter ou modifier la date d’état « payé » (conseil : essayez d’afficher toutes les transactions sur la même page si cela est possible pour limiter les erreurs de saisie)
• En dessous des résultats, faites « Appliquer aux transactions sélectionnées l’état » [Payé] « en date du » [indiquez la date souhaitée] et « Appliquer ».

Attention ! Tous leurs états identiques à celui demandé et dont la date est ultérieure seront supprimés.
Si plusieurs états « payé » existent (ce qui n’est pas vraiment normal…), la BASE ne prend en compte que dernier (sauf cas particulier)

Saisie simplifiée du numéro de relevé bancaire

Par ailleurs, comme vous le savez, la CNCCFP demande désormais que le numéro de relevé bancaire soit indiqué pour chaque transaction.
Pour vous faciliter le travail, nous avons ajouté un traitement par lot qui devrait vous faire gagner du temps.

Prenez la pile de vos relevés bancaires, et piochez le premier.

• Rendez-vous dans « Paiements > Trouver des transactions ».
• Effectuez une recherche sur les transactions à l’état « Payé » sur la période concernée par votre relevé bancaire.
• Dans le résultat, décochez les transactions qui ne sont pas sur le relevé, et cliquez sur « traitement par lot » (conseil : essayez d’afficher toutes les transactions sur la même page si cela est possible pour limiter les erreurs de saisie)
• Cliquez sur « Modifier les informations complémentaires », et indiquez le numéro de votre relevé bancaire, puis « enregistrer »

Pour vous permettre de vérifier facilement cette saisie, un nouveau champ de recherche sur les « informations complémentaires » vous permet de rechercher d’un coup toutes les transactions d’un même numéro de relevé bancaire (à partir du 26/01/2016).

4 Export pour vérification

Vous pouvez maintenant exporter un fichier pour vos vérifications comptables (pointage des transactions)

Dans « Paiements > Trouver des transactions », effectuez une recherche sur la période du 01/01/2015 au 31/12/2015 (pour l’année 2015),états « payé » « remboursé » et « refusé » : les trois états devant être ensemble dans le champ de recherche. Veillez à laisser les autres champs vides.
Une fois le résultat affiché, cliquez sur le bouton « Exporter », et choisissez « Vérification pour reçus fiscaux ».

Si vous avez eu des remboursement dans l’année, il vous faut faire un second export, sur la même période, des transactions à l’état « remboursé ».

5 Export du fichier pour la Commission (CNCCFP)

Cas particuliers :

• les démissionnaires

Les paiements effectués par des personnes ayant démissionné pendant l’année seront bien pris en compte dans l’export (car l’exort demandé est : toutes les transactions, cela ne tient pas compte du statut des utilisateurs concernés).
Pour info : https://projetbase.eelv.fr/rechercher-les-demissionnaires/

• transactions perçues en 2016 mais rattachées à des paiements 2015 (donc transactions à inclure dans l’export des RF 2015)

Si vous avez encaissé des paiements (souvent par chèque…) après le 31/12, mais souhaitez les compter dans les reçus fiscaux de l’année, il suffit de leur attribuer une date de transaction en 2015 tout en conservant la date d’état payé en 2016,  telle qu’elle figure sur le relevé bancaire. De la sorte, elles apparaîtront dans la recherche sur le 2015 mais afficheront la date de 2016.