Vers la Nouvelle B.A.S.E….

PHASE n°1 du processus de migration – MISE A JOUR DES DONNÉES

Comme vous le savez tous, nous entamons le processus de qualification de la base actuelle, c’est à dire la mise à jour d’inter-reg en vue de la migration des données dans la future B.A.S.E.

Bien que cette migration soit prévue pour l’automne prochain, le processus de mise à jour des données doit commencer dès aujourd’hui et constituer une préoccupation continue jusqu’à la migration.

Le présent article a pour objet de vous indiquer :

• les principales mises à jour que vous allez devoir effectuer
• les moyens/conseils pour y parvenir.

Nous vous rappelons que ce processus de mise à jour ne concerne que les fiches 2013/2014 (adhérents + coopérateurs).

Préalable : tous les nouveaux boutons destinés à vous aider dans la mise à jour de la base sont regroupés dans l’onglet “STATS / MIGRATION” du Menu principal de la base.

Ils sont détaillés dans la suite de ce mail.

1 – LES COURRIERS NPAI (« N’HABITE PAS A L’ADRESSE INDIQUÉE »)

• renseigner les NPAI régionaux à l’aide des courriers postaux qui vous sont revenus non distribués (notamment lors de l’envoi des reçus fiscaux 2013). Pour cela, utiliser la case « NPAI » habituelle.

• les NPAI nationaux : le cas échéant, le national a déjà renseigné les cases « NPAI RF 2013 » et « NPAI Congrès » en fonction des courriers nationaux revenus non distribués (Congrès et reçus fiscaux CB).

Pour consulter la liste de tous vos NPAI 2013 et 2014 –> BOUTON « Les NPAI 2013/2014″. Si vous souhaitez éditer la liste de tous vos NPAI, faites un export simple à la suite de votre recherche.

NB : certains d’entre vous l’auront déjà remarqué: les adresses de la base ont été reformatées selon les nouvelles normes postales ci-dessous. Le bouton rouge « Normes postales » a été modifié en ce sens. Vous noterez qu’il n’y a plus d’adresse 4 et que c’est l’adresse 2 qui sera dorénavant la plus utilisée. Il est primordial que vous conserviez et respectiez cette nomenclature dès aujourd’hui.

2 – FICHES INCOMPLÈTES

Il s’agit d’identifier les fiches incomplètes concernant les données personnelles, c’est à dire les fiches dans lesquelles il manque au moins l’une des données suivantes: nom, prénom, date de naissance, genre, adresses 1-2-3, ville, CP, mail.

NB : Les numéros de téléphone ne sont pas une information obligatoire, mais vous pouvez éventuellement profiter de cette remise à jour des données pour récolter les contacts téléphoniques manquants.

→ un BOUTON « FICHE INCOMPLETE » est à votre disposition : il vous permet de faire cette recherche automatiquement.

3 – DOUBLONS 2013/2014

Lorsque vous en trouvez, les mettre en mémoire à l’aide de la case habituelle « doublon », et demander leur suppression par l’intermédiaire du formulaire support habituel.

4 – E-MAILS

Préalable : l’e-mail revêt une importance toute particulière dans la future base car il constituera la clé d’entrée unique (= identifiant) permettant aux adhérents et coopérateurs d’accéder à leur espace personnel.

Objectif : une seule adresse mail unique et valide par personne dans la base.

E-MAILS EN ERREUR : nous vous donnons des pistes/préconisations, mais chaque région reste libre de sa méthode.

• croiser les e-mails avec les listes du serveur « Sympa » (attention aux mails revenus en erreur: il arrive qu’une boîte mail soit momentanément inaccessible. Nous vous conseillons de faire une vérification avant de supprimer le mail ou le noter en erreur).
• croiser avec les envois mails que la région a pu faire récemment

Précision : dans les prochaines étapes du processus de mise à jour de la base, il est prévu un envoi mail national en juin à tous les adhérents/coopérateurs et une remontée des mails en erreur vers les régions.

E-MAILS COMMUNS : objectif une seule adresse e-mail personnelle par adh/coop

→ pour retrouver tous les e-mails communs de votre région, utilisez le BOUTON  “Doublons E-mail 2013/2014”

E-MAILS MULTIPLES : à l’avenir la base n’acceptera qu’une seule adresse e-mail de référence.

→ pour retrouver tous les e-mails multiples de votre région, utilisez les 2 BOUTONS “E-mails multiples 2013/2014” et “Export e-mails multiples »

5 – MANDATS INTERNES ET EXTERNES

La mise à jour des mandats internes et externes dans la base actuelle Interreg est une demande expresse de la direction du parti. NB: il vous est demandé de saisir les mandats en cours uniquement.

Pour saisir les mandats:

1. → Menu principal
2. → Onglet “Saisie”
3. → Boutons “Saisie des élus” et “Saisie des mandats internes”

6 – RAPPROCHEMENT COMPTABLE au 30 juin

Objectif : identifier les fiches adhérents 2014 dont le paiement n’est pas renseigné (dons nationaux, CB non affectées à la bonne région, etc…).

Afin d’importer dans la base les données financières les plus à jour possible, il est nécessaire de procéder à un rapprochement comptable au 30 juin.
Il s’agit donc de croiser les informations financières saisies dans la base, avec les informations bancaires de votre Association de Financement, comme lors de l’édition des reçus fiscaux.
→ un BOUTON « RAPPROCHEMENT COMPTABLE » sera mis à votre disposition sous peu (nous vous en informerons par l’intermédiaire de la liste habituelles des utilisateurs de la base). Il permettra, comme pour les reçus fiscaux, d’éditer un fichier CSV de tous les paiements de l’année 2014 (chèques, virements, prélèvements, espèces).

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Pour toute demande de modification/suppression de fiche:

• utiliser impérativement le formulaire support.
• séparer les demandes les unes des autres (une seule demande par formulaire)